ビジネスフォンの基本的な使い方とは

ビジネスフォンの基本的な使い方とは

アルバイト先や就職先で、初めて使うビジネスフォンにとまどいを感じる方は多いかもしれません。
家庭用の電話とは違うので、受話器を上げるだけでは使用できないものもあります。
ビジネスフォンの基本的な使い方をご説明します。

■外線電話をかける 電話番号が1つしかない場合は、受話器を持ち上げるだけで外線につながります。
しかし、企業の場合はいくつかの電話番号を持っています。
業種にもよりますが同じ部署でもいくつかに分かれていることがあるので、外線ボタンを押してからかけるのが一般的です。
電話機の種類や主装置の設定によっても変わるので、就業先の電話の使い方を教えてもらうのが一番でしょう。

■外線電話を受け取る 通常は点滅している局線ボタンを押してから電話に出ます。
あるいは、受話器を上げてから点滅している局線ボタンを押してから対応します。
かける場合と同じで電話機の種類や主装置の設定によっても変わるので、初めに使い方を教えてもらいましょう。

■保留と転送 保留の場合は保留ボタンを押し、口頭で伝えられる範囲に呼び出しの相手がいれば口頭で伝えます。
外線ボタンがいくつかある場合は、何番に電話が入っているのかを伝えましょう。
近くにいない場合は、内線で呼び出しをします。
転送の場合は必ず内線での呼び出しを行います。
内容を伝えて受話器を置けば、呼び出し相手が外線ボタンを押さなくても保留状態が切れて電話がつながります。
企業によってはスマートフォン・PHS・外部の携帯への転送を行っているところもあります。

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